Политика конфиденциальности SIA Aizdevums.lv в процессе отбора кандидатов
SIA «Aizdevums.lv», регистрационный номер: 40003468776, (далее в тексте – Предприятие) в качестве контроллера данных в рамках обработки персональных данных обязуется защищать Вашу конфиденциальность в рамках процесса отбора персонала.
Обработка данных, осуществляемая Предприятием, регулируется Регламентом Европейского Парламента и Совета Европейского Союза 2016/679 (от 27 апреля 2016 г.) о защите физических лиц при обработке персональных данных и о свободном обращении таких данных, а также об отмене Директивы 95/46/EK (Общий регламент о защите персональных данных) (далее в тексте – Регламент), а также другими действующими нормативными актами, определяющими требования к защите персональных данных в Латвийской Республике.
Предприятию важно уведомить субъекта данных об осуществляемой Предприятием обработке персональных данных, таким образом, обеспечивая прозрачность этого процесса.
К чему относится эта политика и что она регламентирует
Эта политика конфиденциальности относится к обработке персональных данных, осуществляемой при получении и рассмотрении CV (от латинского Curriculum Vitae), или биографии, и/или мотивационного письма/заявления для приема на работу на Предприятии физического лица (далее в тексте – Кандидат).
Политика конфиденциальности регламентирует основные принципы и условия обработки данных в процессе отбора персонала на Предприятии.
Предприятие вправе обновлять и дополнять эту политику конфиденциальности. С актуальной версией политики конфиденциальности можно ознакомиться на сайте Предприятия www.aizdevums.lv, в разделе «Политика конфиденциальности в процессе отбора персонала» и у сотрудников по отбору персонала.
Персональный данные и их обработка
Персональные данные – это любая информация, относящаяся к идентифицированному или идентифицируемому физическому лицу (субъекту данных). Это означает, что персональными данными может быть адрес электронной почты Кандидата, номер мобильного телефона, фотография, информация об образовании и предыдущем опыте работы, а также другая информация, полученная в рамках процесса отбора кандидатов на Предприятии.
Обработка персональных данных – это любое действие или совокупность действий, совершаемых с персональными данными или массивами персональных данных, осуществляемых с помощью средств автоматизации и без таковых, например, сбор, регистрация, организация, структурирование, хранение, адаптация или преобразование.
Когда и какие персональные данные Кандидат передает Предприятию
Чтобы Кандидат мог участвовать в процессе отбора сотрудников Предприятия, Предприятию необходимы и Предприятие обрабатывает следующие персональные данные Кандидата:
- имя;
- фамилия;
- информация об образовании;
- номер телефона;
- адрес электронной почты;
- информация о предшествующем опыте работы;
- информация, включенная в документы заявки (документы заявки включают мотивационное письмо, CV, отзывы, сертификаты об образовании и другие документы, которые оказываются в распоряжении Предприятия в процессе отбора).
Просим Кандидатов не подавать на объявленную Предприятием вакансию персональные данные, не указанные ранее, как необходимые для участия в процессе отбора сотрудников Предприятия. Такие персональные данные Кандидата – это, например:
- фотография;
- информация о возрасте;
- информация о национальности или этнической принадлежности;
- информация о состоянии здоровья, беременности (кроме случаев, когда эта информация подается на основании нормативных актов);
- информация о судимости;
- информация о семейном состоянии/статусе;
- информация об участии в какой-либо политической партии, профсоюзе или другой общественной организации;
- информация о религиозных или философских убеждениях или принадлежности к какой-либо религиозной конфессии;
- информация о сексуальной ориентации;
- и другие персональные данные, прямо не указанные как обязательно подаваемые.
Предприятие вправе удалить отправленные ему персональные данные, в которых нет необходимости в процессе отбора на вакантную должность на Предприятии.
Правовое основание обработки персональных данных и цель обработки персональных данных
Предприятие осуществляет обработку персональных данных Кандидата с целью обеспечить процесс отбора персонала и реализацию вытекающих из него прав и обязанностей, а также формирования трудовых правоотношение с лицом, выбранным в процессе отбора.
Если кандидат подает заявку на конкретную должность или должности на Предприятии, тогда в результате таких действий Предприятие получает и использует персональные данные Кандидата на основании согласия Кандидата только в рамках конкурсов на выбранную Кандидатом должность или должности, кроме случаев, когда Кандидат в своем электронном письме дает согласие на последующий отбор персонала на Предприятии с использованием CV (от латинского Curriculum Vitae), или биографии, и/или мотивационного письма/заявления Кандидата.
Согласие предоставляется путем активных действий Кандидата – подачи заявки и прилагающейся к ней информации, включая подачу персональных данных Предприятию в рамках процесса отбора.
Если после подачи заявки Кандидат не будет выбран на должность на Предприятии, на которую была подана заявку, но все же Предприятие намерено сохранить персональные данные Кандидата для использования в конкурсах на другие должности, тогда Кандидат по просьбе Предприятия может дать такое согласие, ответив на электронное письмо, в котором Предприятие выражает свое намерение использовать персональные данные Кандидата для других вакантных должностей, в результате чего Предприятие сможет сохранить и использовать персональные данные Кандидата на протяжении шести месяцев с момента подачи Предприятию. Правовым основанием для такого хранения и использования персональных данных является согласие Кандидата, и, таким образом, у Предприятия появляется возможность эффективно осуществлять отбор сотрудников, формируя базу данных кандидатов для будущих конкурсов на должности, предоставляя Кандидату возможность пройти оценку и получить приглашение для участия в будущих конкурсах по отбору без необходимости в отправке заявления.
Кандидат вправе в любой момент отозвать данное им согласие:
- лично или отправив подписанное заявление по почте;
- электронным способом, отправив письмо по электронной почте и подписав его надежной электронной подписью.
Отзыв согласия не влияет на осуществленную до получения и обработки отзыва согласия обработку персональных данных Кандидата.
В процессе отбора сотрудников предприятия существует легитимный интерес для обработки персональных данных Кандидата:
- чтобы обеспечить процесс отбора персонала и заполнение вакантной должности;
- чтобы обеспечить доказательства, обосновывающие правомерность соответствующего процесса, в случае возможных исков и/или споров.
Подача данных других лиц
Кандидат вправе предоставить Предприятию персональные данные других лиц только в исключительном случае, например, это могут быть данные лица, которое предоставляет или может предоставить отзыв о предыдущем опыте работы Кандидата. В этих случаях Кандидат в качестве контроллера отвечает за правовые основания предоставления этих персональных данных Предприятию и исполнение других соответствующих требований.
Источники получения персональных данных
Как правило, Предприятие получает персональные данные субъекта данных от:
- самого субъекта данных;
- агентств по подбору персонала, интернет-порталов по поиску работы, профессиональных социальных сетей (например, «Linkedin») и/или других предприятий, осуществляющих поиск работы, отбор персонала и/или предоставляющих посреднические услуги;
- третьих лиц, например, лиц, рекомендованных субъектами данных, существующих и бывших работодателей и сотрудников Предприятия.
Получатели персональных данных (категории получателей)
Персональные данные Кандидата не направляются в страны за пределы Европейского союза и Европейской экономической зоны. Возможны ситуации, когда персональные данные Кандидата могут быть переданы:
- сотрудникам Предприятия, если такая обработка данных необходима для выполнения непосредственных должностных обязанностей;
- обработчикам персональных данных, например, поставщикам IT-услуг, обеспечивающим работу информационной системы, агентствам по подбору персонала, которые по заданию предприятия отбирают кандидатов на вакансии Предприятия;
- государственным предприятиям и предприятиям самоуправления в случаях, предусмотренных в нормативных актах.
Срок хранения персональных данных
Персональные данные Кандидата, полученные на основании согласия Кандидата и легитимного интереса Предприятия, хранятся до отзыва такого согласия или достижения цели легитимных интересов, но не более четырех месяцев с даты подачи заявления на конкретную, объявленную Предприятием вакансию.
Если Кандидат дал согласие на обработку персональных данных Кандидата для других конкурсов на должность на Предприятии, персональные данные Кандидата хранятся до момента отзыва такого согласия, но не более шести месяцев с момента подачи заявления Предприятию.
Как Предприятие защищает персональные данные Кандидата
Чтобы защитить персональные данные Кандидата и обеспечить их безопасность, Предприятие осуществляет соответствующие технические и организационные меры по обеспечению безопасности персональных данных. Предприятие обеспечивает доступность персональных данных Кандидата только тем сотрудникам Предприятия, которым они необходимы для выполнения своих прямых рабочих обязанностей в рамках оценки Кандидата. В частности, Предприятие проводит регулярные курсы обучения сотрудников по обеспечению секретности, безопасности и конфиденциальности данных.
Права Кандидата в качестве субъекта данных
В соответствии с применимыми правовыми актами по защите персональных данных у Кандидата есть следующие права в связи с обработкой персональных данных Кандидата, осуществляемой Предприятием:
- получить дополнительную информацию об осуществленной Предприятием обработке персональных данных и запросить от Предприятия персональные данные Кандидата, имеющиеся в распоряжении Предприятия;
- попросить исправить персональные данные Кандидата (если Кандидат установил, что имеющаяся в распоряжении Предприятия информация о Кандидате неверная или неполная);
- отозвать данное Кандидатом согласие на обработку персональных данных (Кандидат вправе в любой момент отозвать предоставленное Предприятию согласие на обработку персональных данных);
- попросить удалить персональные данные Кандидата, прекратить обработку;
- попросить ограничить обработку персональных данных (маркировка имеющихся на Предприятии персональных данных Кандидата с целью ограничения их обработки в будущем);
- запросить переносимость данных (возможность получить персональные данные Кандидата в машиночитаемом формате);
- возразить в связи с осуществляемой Предприятием обработкой персональных данных на основании легитимных интересов Предприятия.
Эти права не являются абсолютными, и их осуществление может быть ограничено, например, Предприятие вправе отказать Кандидату в прекращении обработки персональных данных, если Предприятие ссылается на убедительные легитимные причины обработки данных, более важные, чем интересы, права и свободы Кандидата.
Чтобы воспользоваться правами Кандидата, Кандидат должен отправить Предприятию запрос на адрес электронной почты: datuspecialists@aidevums.lv, или отправить письмо по адресу ул. Сканстес 25, Рига, LV-1013 адресату SIA «Aizdevums.lv». Важно помнить, что запрос должен быть собственноручно подписан или подписан надежной электронной подписью.
Право субъекта данных на подачу жалобы
Действия Предприятия в связи с защитой персональных данных контролирует Государственная инспекция данных. Чтобы как можно скорее разрешить любые разногласия или недопонимания, просим Кандидатов прежде всего связаться с Предприятием, используя указанную в этой политике контактную информацию.
Если Кандидат не удовлетворен полученным от Предприятия ответом, или в других случаях Кандидат вправе подать жалобу в Государственную инспекцию данных (адрес: Улица Элияс 17, Рига, LV-1050; адрес электронной почты: pasts@dvi.gov.lv; телефон: +37167223131).